grandes amigas

grandes amigas

viernes, 10 de septiembre de 2010

MANEJO DE CONFLICTOS EN UNA OFICINA DE LA SECRETARIA

Tanto en la vida personal como en el empleo, las personas difieren en su sensibilidad a los comentarios, críticas o acciones de otros, ya sean compañeros o jefes, así como en su capacidad para afrontar la tensión creada por una situación conflictiva o a la presión ante el trabajo de última hora.




Episodio aislado de confrontación o falta de claridad en la comunicación dentro de la oficina pueden no afectar las relaciones interpersonales, pero el riesgo más real es que comiencen a generarse resentimientos, en especial si no se expresan.



Tratar de solucionar conflictos, abordándolos directamente con la persona con quien estamos en desacuerdo, puede significar a nuestros temores, querer evitar:



1) exponernos al ridículo o rechazo;

2) reconocer nuestra contribución al problema; y

3) estar dispuesto a cambiar.



Naturalmente, hay momentos en los que es mejor ceder que resistir firmemente. Pero hay veces que asumimos prematuramente que una discordancia no tiene ninguna solución mutuamente aceptable. El estar dispuestos a conversar sobre desacuerdos puede producir oportunidades para fortalecer relaciones y mejorar la productividad.



Puede haber casos en los que una contienda intensa entre personas de la oficina pueda requerir la participación del administrador o de una tercera persona. Un acercamiento también puede significar permitirles a los trabajadores a que se reúnan con su superior para que los ayude a que resuelvan su propio conflicto

CARACTERISTICAS DE LA SECRETARIA MODERNA

Al igual que las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar y visión a largo plazo, las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras. Sobre todo desde mediados de los años noventa, cuando las tecnologías de la información y comunicación sacudieron hasta sus cimientos una serie de conceptos de la gestión empresarial.




Una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitada para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.



Es decir, en general se ocupa de:



Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones

Establecer buenos contactos telefónicos

Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.

Planificar su tiempo y el de su jefe

Preparar y tratar la información adecuadamente

Concertar, acoger y atender a las visitas

Preparar presentaciones de productos o servicios

Organizar los viajes de negocios, etcétera.

Resumiendo, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa.



"En otras palabras, es el brazo derecho del directivo, pudiéndole sustituir en ciertos casos, incluso cuando este viaja. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atención necesaria, para reducir al mínimo el vacío ocasionado por la ausencia del jefe

IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL DE UNA SECRETARIA

En nuestra sociedad, y para el logro del crecimiento profesional dentro de las organizaciones, el cuidado de la imagen personal posee suma importancia, pues implica el conocimiento y perfeccionamiento del aspecto exterior, a través del porte, la vestimenta, el habla y las mejores formas para interactuar con nuestro interlocutor.




El término etiqueta se relaciona con la vestimenta, modales (lenguaje gestual, comunicación oral) y aspectos de comportamiento que conforman la vida social y profesional. En estos días es usual que las secretarias requieran de los servicios profesionales de especialistas en Protocolo e Imagen, a fin de mejorar el estilo en el vestir, la forma de comunicación gestual y algunas pautas de liderazgo.



En relación al aspecto físico, nacemos con una determinada altura, rasgos faciales, o color de cabello, los cuales se pueden cambiar o mejorar, haciendo todo lo posible por mantener una figura estilizada. Se pueden conocer y aplicar las técnicas adecuadas de maquillaje para cada tipo de rostro, utilizar los colores y diseños apropiados en la vestimenta profesional, pues la indumentaria tiene el poder de mejorar decididamente la percepción positiva de la imagen.



El conocimiento de los aspectos fundamentales de las técnicas de la oratoria, enseña a tomar conciencia de que el manejo apropiado de las cualidades de la voz, puede ser considerado uno de los instrumentos más poderosos que permiten el logro de una comunicación oral fluida y creíble. La voz se puede educar para transformarla en más suave, pausada y agradable, logrando que los modos de expresar una idea causen una impresión positiva.



Con respecto a la selección de la vestimenta, una profesional debería elegir con esmero y especial dedicación la etiqueta más apropiada para diversas ocasiones o reuniones en las cuales sea invitada o desempeñe un rol especialmente relevante.

TIPOS DE PERSONALIDADES DE UNA SECRETARIA

Es muy importante lograr identificar los diferentes tipos de personalidades que existen ya que de ello depende el entendimiento y buen trato que podamos desarrollar cotidianamente con las personas que nos rodean, los diferentes tipos de personalidad son:



El Reformador: El tipo racional, idealista, de sólidos principios, determinado, controlado y perfeccionista

El Ayudador: El tipo interpersonal, preocupado por los demás: generoso, demostrativo, complaciente y posesivo

El Triunfador: El tipo pragmático, orientado al éxito, adaptable, sobresaliente, ambicioso

El Individualista: El tipo sensible, reservado, expresivo, dramático, ensimismado y temperamental

El Investigador: El tipo cerebral, penetrante, perceptivo, innovador, reservado y aislado

El Leal: El tipo comprometido, orientado a la seguridad, encantador, responsable, nervioso y desconfiado

El Entusiasta: El tipo activo, divertido, espontáneo, versátil, ambicioso y disperso

El Desafiador: El tipo poderoso, dominante, seguro de sí mismo, decidido, voluntarioso y retador

El Pacificador: El tipo indolente, modesto, receptivo, tranquilizador, agradable y satisfecho

CUALIDADES DE UNA SECRETARIA

Los conceptos de autoestima e imagen de si mismo son fundamentales para comprender los procesos psicológicos que suceden en un sujeto. Nos desenvolvemos en una sociedad que cada vez valora más lo que se tiene a nivel material y cada vez menos lo que se tiene a nivel humano. Cada época se rige bajo determinadas leyes o conceptos colectivos que circulan socialmente y en esta época lo que nos rige son las leyes del mercado.




Puede definirse la autoestima como el sentimiento de aceptación y aprecio hacia uno mismo, que va unido al sentimiento de competencia y valía personal. El concepto que tenemos de nosotros mismos no es algo heredado, sino aprendido de nuestro alrededor, mediante la valoración que hacemos de nuestro comportamiento y de la asimilación e interiorización de la opinión de los demás respecto a nosotros. La importancia de la autoestima radica en que nos impulsa a actuar, a seguir adelante y nos motiva para perseguir nuestros objetivos.



Las personas con alta autoestima se caracterizan por lo siguiente:



-Superan sus problemas o dificultades personales

-Afianzan su personalidad

-Favorecen su creatividad

-Son más independientes

-Tienen más facilidad a la hora de tener relaciones interpersonales